檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵(lì)與失信懲戒機(jī)制，規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)行為，保護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。

    一、總則

di一條  根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。

第二條  公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、行政類(lèi)文件、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、工程設(shè)計(jì)圖、工程預(yù)算決算書(shū)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、各類(lèi)合同和其他工作等方面檔案。

第三條  公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

第四條  公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

二、文件材料的形成與歸檔

第五條  公司生產(chǎn)活動(dòng)中形成的辦公用品及文件等材料由指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。

1.公司指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)及專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。按照各部門(mén)的工作，此類(lèi)型工作由行政部門(mén)統(tǒng)一管理、分類(lèi)、存檔檔案。

2.文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3.一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，會(huì)議文件由辦公室收集。

第六條 公司文件材料歸檔的基本要求

1.歸檔的文件材料必須完整。

2.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

3.歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

第七條  公司必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1.經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面：有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶(hù)服務(wù)工作中形成的文件材料等。

2.財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

3.工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。

4.勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

5.物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

6.宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，公司行政工作中的各種文件材料等。

7.其他方面。

第八條  檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類(lèi)型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件

二級(jí)為秘密文件

三級(jí)為機(jī)密文件

四級(jí)為普通文件

1.重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。

2.本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類(lèi)型文書(shū)屬秘密文件，劃分等級(jí)為二級(jí)。

3.本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。

4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。屬非常重要的文件，此類(lèi)型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

5.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。

6.本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級(jí)為三級(jí)。

第九條  歸檔時(shí)間

1.基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。

2.各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。

第十條  公司各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第十一條  公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入公司有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十二條  公司負(fù)責(zé)人人要對(duì)公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

歸檔要求：

1.檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開(kāi)。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

5.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6.案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

第十三條  各部門(mén)保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定

1.各部門(mén)的檔案管理必須按規(guī)定的等級(jí)分級(jí)、分類(lèi)存檔，其一級(jí)、二級(jí)存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

2.各部門(mén)的檔案管理由各部門(mén)相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，不設(shè)置專(zhuān)職崗位。需各部門(mén)的檔案管理自行安排。

第十四條  檔案分類(lèi)

行政部負(fù)責(zé)文件檔案要的分類(lèi)、歸檔、整理、編寫(xiě)檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。

1.根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制公司文件檔案分類(lèi)編號(hào)方法

2.分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

3.常用的分類(lèi)方法有：（1）按工程項(xiàng)目分類(lèi)；（2）按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)；（3）按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)；（4）按時(shí)間分類(lèi)?？砂次臅?shū)的性質(zhì)分類(lèi)，可分為櫥窗大類(lèi)別，再?gòu)拇箢?lèi)別下分到小類(lèi)別，再?gòu)男☆?lèi)別細(xì)分種類(lèi)、年份等。

4.文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級(jí)別。“加密”還分為絕密、秘密和機(jī)密三類(lèi)。不能隨便以個(gè)人名義或是部門(mén)名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。

第十五條  檔案編目：要編制檔案總目錄、檔案分類(lèi)目錄。

第十六條  檔案管理人員職責(zé)

1.按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

第十七條  檔案保管

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。

2.存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

3.要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷(xiāo)時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

文件檔案保存期限：

①yongjiu保存：(1)公司章程；(2)股東名冊(cè)；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙；(9)其它經(jīng)核定須yongjiu保存的文書(shū)。

②10 年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2) 人事檔案、會(huì)計(jì)憑證

(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其它經(jīng)核定須保存10 年的文書(shū)。

③在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷(xiāo)毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定

第十八條  人事檔案的歸檔

一、內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案的建立

在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：

1.應(yīng)聘申請(qǐng)表，要求各項(xiàng)已填寫(xiě)完整（含一寸免冠彩色照片）；

2.體檢結(jié)果或身體健康等證明；

4.身份證查詢(xún)記錄；

5.身份證復(fù)印件；

6.專(zhuān)業(yè)技術(shù)等該崗位所需要的相關(guān)證書(shū)復(fù)印件；

7.離職證明。

達(dá)到上述要求的人員資料方可歸檔，建立內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案，形成內(nèi)部人事檔案袋。

二、內(nèi)部人事后續(xù)檔案的歸檔

在員工的內(nèi)部基礎(chǔ)檔案建立之后，根據(jù)個(gè)人的異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績(jī)效管理、培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃和滿(mǎn)意度調(diào)查及獎(jiǎng)懲等分別由各專(zhuān)業(yè)模塊負(fù)責(zé)人建立內(nèi)部人事后續(xù)檔案，并在規(guī)定的時(shí)間集中移交給人事檔案指定管理人人事專(zhuān)員。

 三、其他

除上述記錄之外的和員工個(gè)人相關(guān)的獎(jiǎng)懲、其他需要?dú)w檔的記錄等也將由人力資源部人事專(zhuān)員即時(shí)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工檔案的一部分。

文件檔案調(diào)閱管理

第十九條  公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫(xiě)《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門(mén)主管或是部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫(xiě)《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。

1.普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。

2.調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。

3.人事的檔案的調(diào)閱管理：

（1）查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門(mén)負(fù)責(zé)人在經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門(mén)內(nèi)的員工檔案；員工沒(méi)有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；

（2）原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)復(fù)印或者摘抄的情況如實(shí)做好登記；

（3）員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交申請(qǐng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)；

（4）借閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。

（5）調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級(jí)以上簽字確認(rèn)方可調(diào)閱。

4.調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。

5.一、二級(jí)類(lèi)型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門(mén)調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且其它各部門(mén)不可復(fù)印及留存掃描件。

6. 必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

7.用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)

第二十條  調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

第二十一條 調(diào)閱范圍

外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過(guò)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二十二條  調(diào)閱時(shí)間

1.一般普通文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)二周。

2.“加密”文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。

附則：

第二十三條  獎(jiǎng)懲

一、公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定，如出現(xiàn)違規(guī)操作，給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng)，并視情節(jié)輕重處以100—300元的罰款。

二、經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料，無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的，給予責(zé)任人罰款100—200元的處罰；檔案管理人員未及時(shí)催還的，每次給予罰款10—50元的處罰。

三、故意毀損檔案資料的，應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，予以辭退處理。  

第二十四條  解釋權(quán)

本管理辦法由公司管理人員負(fù)責(zé)解釋?zhuān)灶C布之日起生效。

                  宜賓市江安縣金盾保安服務(wù)有限責(zé)任公司

                                    2021年8月26日